Ich kann Dir nur raten das ALLES nur noch über die Kasse zu machen und regelmäßig nachfassen.

Die sollen den Ersatzrollstuhl organisieren und Dir vorbeibringen lassen.
Und Deinen Rollstuhl nur nach SCHRIFTLICHER Aufforderung der Kasse unter Benennung der Rahmennummer oder ähnlicher eindeutiger Identifizierungsmöglichkeit aus der Hand geben.

Und alles schriftlich mit Abholschein auf Firmenbriefbogen mit Name und Unterschrift.

Alles Gute
Uwe